Proposal là Gì? Cách viết, Kèm 20 Proposal mẫu Miễn phí

Proposal được xem là chìa khóa dẫn đến thành công không chỉ cho riêng Agency mà còn cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Một bản proposal đạt hiệu quả cần phải cung cấp được những giải pháp hữu ích cho vấn đề mà khách hàng đang cần giải quyết, và đó phải là những giải pháp sáng tạo hợp lý nhất. Để giúp bạn có thể hiểu sâu hơn về proposal, công ty thiết kế website TpHCM Nhật Nam Media xin chia sẻ khái niệm proposal là gì? Cách viết kèm 20 proposal mẫu miễn phí ngay sau đây.

Contents

Proposal là gì?

Proposal là nói về những đề xuất, đây chính là một dạng nội dung dùng để trình bày các ý tưởng, thiết kế, ngân sách, chiến lược, lợi ích, ghi chú, thời gian thực hiện và hoàn thành, những điều khoản của hợp đồng và một số các thông tin quan trọng khác về dự án hay công trình mà client đang yêu cầu giải pháp. Những thông tin trong proposal sẽ được thể hiện bằng word, excel, powerpoint.

Nội dung của proposal là câu trả lời cho loạt câu hỏi liên quan về Who/What/How/When/Where/Why. Khi đặt ra thật nhiều những câu hỏi có liên quan đến vấn đề mà khách hàng đang cần giải quyết với lý lẽ thuyết phục cũng như đi kèm theo đó là những chiến lược có tính khả thi cao, có thể đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng thì đó chính là một proposal thành công.

Cấu trúc của proposal

Để có thể viết được một bản proposal đúng và thuyết phục, bước đầu tiên là bạn cần phải nắm rõ được cấu trúc một bài proposal bao gồm những gì.

Một bản proposal hoàn chỉnh yêu cầu phải có những nội dung sau.

Giới thiệu – An introduction

Nêu được tên dự án hay chương trình cùng với hình thức của nó (ví dụ: hội thảo, hội chợ, triển lãm,…)
Giới thiệu về bản thân và lý do vì sao bạn lại quyết định gửi proposal này. Các thành viên tham gia gồm những ai? Thành viên nào sẽ chịu trách nhiệm chính cho proposal này?
Nêu rõ, chi tiết những việc mà bạn muốn khách hàng thực hiện để hoàn thành proposal này.
Phải có khung sườn nội dung của chương trình hay dự án.
Thông tin liên hệ phải được cung cấp đầy đủ và chính xác

Lấy khách hàng làm trung tâm – Client centered

Đây chính là phần tạo ra sự khác biệt và quyết định thành công của bản proposal. Trong phần này, mục tiêu chính là phải chứng minh cho công ty khách hàng của bạn hiểu là khách hàng tiềm năng, mục tiêu của công ty, doanh nghiệp đang cần và muốn gì bằng các nội dung sau:

Lý do vì sao lại chọn dự án này.
Lợi ích của dự án cho cả hai phía.
Thời gian và địa điểm thực hiện.
Liệt kê các khung thời gian hoạt động của dự án.
Địa điểm tổ chức dự án.

Diễn tả chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng – Detailed description of what you propose to do

Khi đã trình bày về nhu cầu và mong muốn của đối tượng khách hàng tiềm năng mà doanh nghiệp đang hướng tới, phần tiếp theo là đáng giá, cảm nhận về sản phẩm cũng như dịch vụ của doanh nghiệp. Phần này yêu cầu cần phải trình bày chi tiết những đề xuất mới, nổi bật và có thể quyết định sự thành công của dự án.

Xem thêm Marketing Funnel là gì? Vai trò trong xây dựng phễu marketing

Phần này được chọn là phần quan trọng nhất của một proposal. Bạn phải nghĩ ra một ý tưởng (concept) dựa trên phần hành vi của đối tượng khách hàng tiềm năng, ý tưởng đó phải phù hợp với sản phẩm cũng như định hướng của doanh nghiệp. Sau đó triển khai ý tưởng thành những đề xuất cụ thể.

Với các proposal đơn giản, thì chỉ cần trình bày súc tích trong một trang, bao gồm những giải pháp và chi phí cho hoạt động. Tuy nhiên, với những proposal dài hơn, bạn có thể làm riêng các phần khác nhau để dễ hiểu và dễ trình bày hơn như là : options, subcontractors, packages, sales plan, research, teamwork, venues, branding development, marketing plan, promotion, advertising, publicity, packaging, demographics, sử dụng mục nào sẽ tùy vào từng dự án.

Chuyên môn và kinh nghiệm của doanh nghiệp bạn – Your expertise and experience

Đây là phần cuối của một bản proposal. Phần này bao gồm tất cả những thông tin dùng để thuyết phục doanh nghiệp khách hàng rằng bản dự án và công ty này của bạn chính là sự lựa chọn tốt nhất mà khách hàng đang tìm kiếm.

Nội dung thường có trong phần này là:

Giới thiệu về lịch sử cùng quá trình hình thành công ty.
Nguồn lực, thế mạnh của công ty, nhân viên và đội ngũ làm dự án này.
Các kinh nghiệm và thành tựu liên quan đến hạng mục này hoặc là danh sách những khách hàng cũ và những dự án tương tự đã từng thành công trước đó.
Những giải thưởng, đặc biệt là các chứng chỉ được những khách hàng cũ gửi, tặng để chứng thực cho sự hài lòng của khách hàng

Những sai lầm thường mắc phải khi viết proposal

Làm mất hứng thú của khách hàng

Đánh trúng vào mối quan tâm của khách hàng sẽ giúp bạn dành được thiện cảm hơn và có khởi đầu tốt đẹp hơn khi trình bày proposal của mình.

Tập trung vào các kinh nghiệm và khách hàng của bạn

Chỉ nên đề cập đến những thông tin về chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng hay những thành tựu của công ty bạn vào phần cuối của bản proposal. Vì việc lặp đi, lặp lại nhiều lần sẽ gây loãng nội dung dẫn đến nhàm chán và tiêu cực hơn là thiết lập tâm lý hoài nghi cho khách hàng của mình.

Thay vào đó, bạn có thể lựa chọn những vấn đề mang giá trị khác mà khách hàng đang rất quan tâm như:

Dự án này sẽ mang lại lợi ích gì cho khách hàng?
Những đề xuất có liên quan và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của khách hàng.
Khách hàng sẽ nhận lại được gì nếu như làm theo bản proposal của bạn?
Làm thế nào để liên kết tất cả các hoạt động lại với nhau và làm cho dự án đi theo đúng kế hoạch?

Cách viết proposal thành công

Để viết được một bản proposal chỉnh chu, chuyên nghiệp, bạn cần phải bảo đảm bản proposal sẽ có đầy đủ các nội dung chính.

Xem thêm Outbound Marketing Là Gì? So Sánh Giữa Outbound Và Inbound Marketing

Một số mục cơ bản để viết một bản proposal chuyên nghiệp bao gồm:

Khảo sát khách hàng

Nắm được thói quen, định hướng của khách hàng sẽ giúp cho thông điệp của bản proposal có thể truyền đi dễ dàng và hiệu quả nhất. Vì thế nên, khảo sát khách hàng luôn được xem là một trong những bước quan trọng phải thực hiện.

Một số câu hỏi dành cho bảng khảo sát khách hàng là:

Khách hàng đang gặp phải những khó khăn nào?
Khách hàng đã giải quyết các khó khăn này bằng các nguồn lực nào?
Khoảng thời gian để khách hàng giải quyết những khó khăn này là bao lâu?
Các công cụ mà khách hàng dùng để đo lường hiệu quả của những các giải pháp này là gì?

Đề xuất những công việc sẽ phải thực hiện

Việc nêu rõ ràng, chi tiết các mục nguồn lực, chi phí và thời gian để triển khai dự án là điều rất quan trọng và hết sức cần thiết. Vì vậy, bản marketing proposal luôn cần phải xác định rõ kênh truyền thông nào dùng để sử dụng cho việc quảng bá sản phẩm, thời gian dùng để thực hiện cũng như là công cụ dùng để đo lường hiệu quả của của bản proposal này.

Thời gian thực hiện các hoạt động

Xác định chính xác khoảng thời gian cho các công việc cần phải làm trong chiến dịch. Thời gian dự án được đưa ra phải xác định dựa trên các cơ sở nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp khách hàng.

Chi phí và các điều khoản trong hợp đồng

Trong bản proposal, các yếu tố sau đây luôn cần được làm rõ:

Chi phí (tính theo đơn vị thời gian) hoặc là chi phí trọn gói (tính theo gói dịch vụ)
Những điều khoản liên quan tới các vấn đề chi trả (như chi phí sẽ được trả sau khi các dịch vụ được hoàn thành hoặc được chi trả ngay lúc bắt đầu chiến dịch,…)
Điều kiện làm việc (địa điểm làm việc cố định hay di chuyển linh hoạt)
Những điều khoản khác có liên quan tới vấn đề thanh lý hợp đồng.
Những điều khoản phát sinh khác.

Phương pháp đo lường hiệu quả

Các công cụ đo lường hiệu quả của chiến dịch marketing sẽ giúp doanh nghiệp khách hàng đánh giá được mức độ thành công của dự án này và còn nâng cao sự tin tưởng của cả hai bên, cũng như là có những điều chỉnh cần thiết phù hợp hơn. Một số các công cụ đo lường phổ biến của marketing hiện nay như Webmaster, Google Analytics, Facebook Ads,…

Tham khảo các mẫu proposal template đẹp ở đâu?

Nếu bạn đang có nhu cầu tham khảo những mẫu proposal template cho dự án doanh nghiệp thì hãy thử xem các mẫu proposal dưới đây nhé. Các mẫu proposal này sẽ giúp bạn tiết kiệm được kha khá thời gian cùng với công sức thiết kế, nhằm mục đích giảm thiểu chi phí và có một mức giá cạnh tranh hơn. Ngoài ra, những phần mềm dùng để thiết kế proposal này cũng được tích hợp các tính năng như: Chữ ký điện tử,tracking,… để giúp đem lại cho người dùng hiệu quả tối ưu nhất

Xem thêm Nghiên cứu Định Tính, Định Lượng trong Marketing là gì?

Better Proposals

Better Proposals là một website chuyên cung cấp những mẫu Proposal chuyên nghiệp với mức giá từ 13$/người/tháng cho 10 bộ proposal. Ngoài những mẫu template có sẵn, thì đi kèm với đó là những tính năng khác đã được tích hợp là chữ ký số, đo lường và tùy chỉnh tên miền

Proposify

Proposify là một website cũng khá nổi tiếng với những bản proposal mẫu có giá 19$. Và bạn sẽ được sử dụng chúng trong 1 tháng với 3 user khác nhau. Proposify cung cấp các tính năng đi kèm như: Đo lường, thông báo, chữ ký số. Những bản proposal mẫu trong kho rất phong phú, có đến hàng trăm các mẫu thiết kế khác nhau và dễ dàng tùy chỉnh cho từng ngành nghề khác nhau.

Qwilr

Số lượng các mẫu proposal theo template có sẵn trên Qwilr sẽ mang đến cho bạn một thư viện mẫu với những bản proposal khổng lồ chỉ với mức giá giá 29$/tháng/3 user.

Các website freelancer

Tại những trang web freelance này, bạn có thể liên hệ trực tiếp cho những người có khả năng thực hiện được công việc của mình cùng với mức giá phù hợp. Một số địa chỉ website mà doanh nghiệp có thể tham khảo như:

Fiverr: Tại website Fiverr, bạn có thể tìm thấy các bản freelancer từ khắp nơi trên thế giới. Doanh nghiệp sẽ rất nhanh tìm thấy được người thực hiện công việc cùng với một mức giá cả phù hợp.
99Designss: Điểm hay của 99Designs là các nhà thiết kế sẽ phải cạnh tranh để thi đấu với nhau và ai người chiến thắng sẽ thuộc về doanh nghiệp bạn.
Indeed dot com: Đây là website chuyên về các thiết kế các tài liệu marketing.
Freelancer dot com: Đây chính là một website tuyệt vời dành cho những chủ doanh nghiệp với quy mô nhỏ đang tìm kiếm và thuê những freelancer thực hiện yêu cầu của mình